SharePoint (Dokumentenmanagement)

SharePoint ist eine Kollaborationsplattform, die für Mitarbeitende der Universität Kassel bereitgestellt wird. Auch uniexterne Nutzende können mit einem individuellen Account berechtigt werden. Sie bietet Funktionen für Groupware, Dokumenten- und Projektmanagement und unterstützt Teams bei der gemeinsamen Bearbeitung und Organisation von Aufgaben, Dateien und Dokumenten. Der Dienst ermöglicht es, Daten sicher auf den Servern der Universität zu speichern und den Arbeitsfortschritt innerhalb eines Teams transparent nachzuverfolgen.

Alle Mitarbeitende der Hochschule können SharePoint für die gemeinsame Verwaltung von Inhalten, Dokumenten, Kalendern (Termine) und Aufgaben nutzen.

Das IT Servicezentrum (ITS) der Universität Kassel ist für die Bereitstellung, Wartung und den Support von SharePoint zuständig.

SharePoint bietet zentrale Speicherung, Organisation und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sowie Inhalten in Teams und Projekten. Nutzende können Intranetportale, Teamwebsites und Workflows erstellen, um Arbeitsprozesse digital abzubilden und zu optimieren. SharePoint ermöglicht effiziente Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement und strukturierte Informationsbereitstellung.

Eine Alternative für alle Mitarbeitende der Hochschule als Dokumentenmanagement ist die Plattform Confluence

•  Dokumentenmanagement: Speicherung und Organisation von Dokumenten (z.B. PDF, Word, Excel);  Zugriff und Bearbeitung von Dokumenten durch autorisierte Nutzende
• Teamarbeit und Collaboration: Zugriff auf gemeinsame Dokumente und Ressourcen; Erstellung von Teams und Gruppen
• Versionierung: Änderungen in Dokumenten werden in mehreren Versionen dokumentiert.

• Dokumentenmanagement: Ein Nutzer:in hat eine SharePoint Websitecollection erstellten lassen, um im Team Dokumente und Inhalte zu organisieren.
• Projektmanagement für Forschungsprojekte: Das Team verwendet SharePoint, um seine Projektziele, -pläne und -ergebnisse zu speichern und zu verwalten.

Der Zugriff erfolgt über den Browser unter https://sharepoint.uni-kassel.de. Der Speicherplatz einer Websitecollection beträgt 20GB.

Über das IT Servicezentrum können Mitarbeitende aus Fachbereichen und Abteilungen der Universität Kassel eine SharePoint Websitecollection beantragen. Für jede Arbeitsgruppe oder jedes Projektteam wird ein eigener Arbeitsbereich (Websitecollection) eingerichtet. In dieser Websitecollection können Dokumente gespeichert, geteilt und von den Teammitgliedern bearbeitet werden. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer zuletzt an einem Dokument gearbeitet hat. Zusätzlich können auch externe Personen auf Anfrage Zugang zu einem SharePoint-Account erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Accounts für externe Nutzende (ohne UniAccount).

Derzeit werden keine spezifischen Schulungen angeboten. Wenden Sie sich bei Fragen bitte an den IT-Servicedesk.

Ein mit der behördlichen Datenschutzbeauftragten abgestimmtes Verfahrensverzeichnis liegt vor. Der Zugriffsschutz auf das Serversystem erfolgt nach den im IT Servicezentrum geltenden Standards. Passwörter werden über das uni-interne Netz mit dem Active Directory abgeglichen und ausschließlich verschlüsselt übertragen und gespeichert.

Nutzenden stehen standardmäßig 20 GB Speicherplatz innerhalb der Website-Collection zur Verfügung. Eine Erhöhung des Speicherplatzes ist möglich, ist jedoch mit Kosten im Umfang von 250€ jährlich pro weitere 10 GB verbunden.

Es ist nur möglich, eine komplette Website-Collection wiederherzustellen, auch wenn nur Teile der Website-Collection betroffen sein sollten. Der maximal mögliche Datenverlust umfasst die Veränderungen der letzten 7 Tage vor dem Ausfall des Datenbestandes.